oleh: Isna Marna, MM (Admin Apliksai Srikandi Dinas Pendidikan Prov. Sumbar)
Salah satu agenda reformasi birokrasi yang diusung oleh pemerintahan presiden Joko Widodo adalah penerapan sistem pemerintahan berbasis elektronik. Hal ini sudah dicanangkan dalam Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Penerapan SPBE dilakukan demi mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel. Selain itu juga untuk menunjang pelayanan publik yang berkualitas serta meningkatkan keterpaduan dan efisiensi. Hal ini dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi.
Sejak diterbitkannya Perpres tersebut, Kementerian dan Lembaga Pemerintahan sudah didorong untuk segera melaksanakannya dengan menerbitkan regulasi pendukung. Pemerintah juga giat mendorong adanya inovasi birokrasi untuk memudahkan pelayanan kepada masyarakat dengan bertransformasi dari manual ke pelayanan digital.
Berbagai inovasi aplikasi digital pun bermunculan. Aplikasi M-Paspor, Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (ARKAS) adalah beberapa contoh aplikasi yang dibuat secara terpusat oleh kementerian terkait untuk meningkatkan pelayanan demi kepuasan masyarakat
Salah satu aplikasi terpusat yang sedang diterapkan oleh Pemerintah Provinsi Sumatera Barat adalah SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Aplikasi ini merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Aplikasi tersebut bersifat Government to Government (G2G), sehingga dimanfaatkan oleh instansi pusat maupun daerah. Srikandi merupakan aplikasi umum pertama yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi SRIKANDI.
Aplikasi ini merupakan sebuah inovasi di bidang kearsipan yang bertujuan untuk mendigitalisasi pengarsipan surat. Selama ini, jamak diketahui bahwa salah satu ciri khas kantor pemerintahan adalah banyaknya arsip dan dokumen manual yang bertumpuk dan membutuhkan tempat. Arsip- arsip ini tidak dapat dimusnahkan karena terkait regulasi jangka waktu pemusnahan arsip. Arsip manual tersebut juga beresiko sulit untuk ditelusuri, karena selain memakan waktu, ketahanan asrip kertas tersebut juga relatif rentan.
Aplikasi SRIKANDI hadir untuk mengatasi masalah tersebut. Aplikasi ini mempunyai fitur-fitur utama yang user friendly dan mendukung kebutuhan manajemen surat menyurat dan pengarsipan instansi pemerintahan. Mulai dari pembuatan, penandatangan , pengiriman, dan penyimpanan naskah dilakukan dan dikelola secara digital.
Dilansir laman web ANRI, sejak ditetapkan bulan Oktober 2020, menurut data per September 2023 aplikasi ini sudah digunakan oleh 422 instansi pusat dan pemerintah daerah yang terdiri dari 141 instansi pusat, 28 provinsi dan 253 kabupaten/kota dengan jumlah pengguna sebanyak 1.928.940 Aparatur Sipil Negara dan jumlah naskah dinas yang sudah tersimpan di pusat data nasional sebanyak 28.058.864 naskah.
Setiap ASN bisa mendapatkan akun user untuk membuat naskah surat pada aplikasi ini dan bisa mendapatkan hak akses sesuai jabatan dan wewenangnya. Masing-masing instansi mempunyai akun admin dan akun tata usaha, sehingga surat masuk bisa diterima, didisposisikan dan ditindaklanjuti secara online tanpa perlu kertas disposisi manual.
Aplikasi ini menyediakan template surat yang sudah berpedoman pada Permendagri Nomor 1 Tahun 2013 tentang tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, sehingga format dan penomoran surat pun sudah sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Pemerintah Provinsi Sumatera Barat sudah menerapkan pemakaian aplikasi SRIKANDI, yang ditandai dengan Surat Edaran Gubernur Sumatera Barat 127 /Ed/Gsb-2023 tanggal 28 Juli 2023 Tentang Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) Di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat. Dalam surat edaran tersebut disebutkan bahwa terhitung mulai tanggal 1 September 2023 semua perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat telah menggunakan aplikasi Srikandi dan tidak lagi membuat dan menerima surat secara tertulis menggunakan kertas, hal ini sesuai dengan salah satu tujuan digitalisasi yaitu paperless yang nantinya akan berdampak pada penghematan penggunaan kertas dan alat tulis kantor.
Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Barat sebagai salah satu Dinas terbesar tentu turut berbenah dan segera menggunakan aplikasi ini. Pelatihan penggunaan Srikandi dilakukan pada bulan Oktober 2023 dengan mengundang Kepala tata usaha dan konseptor pada Cabang Dinas Pendidikan untuk meneruskan penerapan dan penggunaan aplikasi Srikandi ini kepada satuan pendidikan di wilayah kewenangan masing-masing.
Saat ini Dinas Pendidikan mempunyai 8 Cabang Dinas Pendidikan yang mengelola SMA, SMK dan SLB di wilayah kewenangan masing-masing, hingga saat ini tercatat 742 sekolah negeri maupun swasta yang berada dalam kewenangan Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Barat. Dengan jumlah ASN lebih kurang 12.000 orang. Dengan kuantitas sekolah dan ASN yang dikelola tentunya berbanding lurus dengan kuantitas dokumen yang dibuat dan diarsipkan, sehingga sangat diharapkan adanya perubahan besar dengan diterapkannya aplikasi ini.
Di lingkungan internal kantor Dinas Pendidikan sendiri, penggunaan Srikandi sudah dilaksanakan secara optimal, saat ini semua ASN di lingkungan kantor Dinas Pendidikan sudah didaftarkan sebagai user Srikandi sehingga semua ASN bisa membuat naskah surat di aplikasi tersebut. Surat kedinasan sudah dibuat dan diarsipkan dalam Aplikasi Srikandi, dampaknya sangat terasa dengan memangkas waktu penerbitan dan pengiriman surat serta penghematan pemakaian kertas.
Sebagai perbandingan, pada pembuatan surat secara manual, satu naskah harus dicetak dua rangkap untuk arsip dan naskah yang akan dikirim, sedangkan dengan aplikasi Srikandi, pembuatan naskah surat langsung dari aplikasi dan bisa diperiksa pejabat berwenang tanpa harus dicetak.
Sementara dari segi waktu, dalam proses pembuatan surat manual, dibutuhkan waktu yang relatif lama untuk pemeriksaan naskah surat yang dibuat, karena jika pejabat yang berwenang tidak ditempat, maka surat tersebut tidak bisa diproses sampai yang bersangkutan kembali ke kantor, namun dengan aplikasi Srikandi, pejabat berwenang bisa mengakses dan menyetujui dan menandatangani naskah surat secara digital melalui aplikasi Srikandi di Ponsel masing-masing, penomoran surat dilakukan secara otomatis , kemudian langsung dikirim ke Instansi yang dituju secara realtime, tentu hal ini sangat menghemat waktu dan mempercepat proses korespondensi. Surat -surat tersebut tersimpan secara digital sehingga mudah diakses jika diperlukan pengklasifikasian dan penelusuran.
Saat ini Dinas Pendidikan sedang mempersiapkan pengoptimalan pemakaian Aplikasi Srikandi di semua SMA, SMK dan SLB negeri dan swasta se-Sumatera Barat. Langkah persiapan dan koordinasi sudah dilaksanakan dengan berkoordinasi dengan Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Sumatera Barat untuk penerbitan Tanda tangan elektronik untuk semua kepala satuan pendidikan dan berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan terkait pembuatan akun user Srikandi. Ke depannya akan dilaksanakan sosialisasi dan bimbingan teknis untuk seluruh satuan pendidikan agar pemakaian Srikandi dapat diterapkan secara optimal.
