PAPERLESS Arsip - Sumbarinfo.com

Memangkas Birokrasi dengan Aplikasi SRIKANDI

Tinggalkan Komentar / Pendidikan / sumbarinfo

oleh: Isna Marna, MM (Admin Apliksai Srikandi Dinas Pendidikan Prov. Sumbar) Salah satu agenda reformasi birokrasi yang diusung oleh pemerintahan presiden Joko Widodo adalah penerapan sistem pemerintahan berbasis elektronik. Hal ini sudah dicanangkan dalam Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Penerapan SPBE dilakukan demi mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel. Selain itu juga untuk menunjang pelayanan publik yang berkualitas serta meningkatkan keterpaduan dan efisiensi. Hal ini dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Sejak diterbitkannya Perpres tersebut, Kementerian dan Lembaga Pemerintahan sudah didorong untuk segera melaksanakannya dengan menerbitkan regulasi pendukung. Pemerintah juga giat mendorong adanya inovasi birokrasi untuk memudahkan pelayanan kepada masyarakat dengan bertransformasi dari manual ke pelayanan digital. Berbagai inovasi aplikasi digital pun bermunculan. Aplikasi M-Paspor, Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (ARKAS) adalah beberapa contoh aplikasi yang dibuat secara terpusat oleh kementerian terkait untuk meningkatkan pelayanan demi kepuasan masyarakat Salah satu aplikasi terpusat yang sedang diterapkan oleh Pemerintah Provinsi Sumatera Barat adalah SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Aplikasi ini merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Aplikasi tersebut bersifat Government to Government (G2G), sehingga dimanfaatkan oleh instansi pusat maupun daerah. Srikandi merupakan aplikasi umum pertama yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi SRIKANDI. Aplikasi ini merupakan sebuah inovasi di bidang kearsipan yang bertujuan untuk mendigitalisasi pengarsipan surat. Selama ini, jamak diketahui bahwa salah satu ciri khas kantor pemerintahan adalah banyaknya arsip dan dokumen manual yang bertumpuk dan membutuhkan tempat. Arsip- arsip ini tidak dapat dimusnahkan karena terkait regulasi jangka waktu pemusnahan arsip. Arsip manual tersebut juga beresiko sulit untuk ditelusuri, karena selain memakan waktu, ketahanan asrip kertas tersebut juga relatif rentan. Aplikasi SRIKANDI hadir untuk mengatasi masalah tersebut. Aplikasi ini mempunyai fitur-fitur utama yang user friendly dan mendukung kebutuhan manajemen surat menyurat dan pengarsipan instansi pemerintahan. Mulai dari pembuatan, penandatangan , pengiriman, dan penyimpanan naskah dilakukan dan dikelola secara digital. Dilansir laman web ANRI, sejak ditetapkan bulan Oktober 2020, menurut data per September 2023 aplikasi ini sudah digunakan oleh 422 instansi pusat dan pemerintah daerah yang terdiri dari 141 instansi pusat, 28 provinsi dan 253 kabupaten/kota dengan jumlah pengguna sebanyak 1.928.940 Aparatur Sipil Negara dan jumlah naskah dinas yang sudah tersimpan di pusat data nasional sebanyak 28.058.864 naskah. Setiap ASN bisa mendapatkan akun user untuk membuat naskah surat pada aplikasi ini dan bisa mendapatkan hak akses sesuai jabatan dan wewenangnya. Masing-masing instansi mempunyai akun admin dan akun tata usaha, sehingga surat masuk bisa diterima, didisposisikan dan ditindaklanjuti secara online tanpa perlu kertas disposisi manual. Aplikasi ini menyediakan template surat yang sudah berpedoman pada Permendagri Nomor 1 Tahun 2013 tentang tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, sehingga format dan penomoran surat pun sudah sesuai dengan regulasi yang berlaku. Pemerintah Provinsi Sumatera Barat sudah menerapkan pemakaian aplikasi SRIKANDI, yang ditandai dengan Surat Edaran Gubernur Sumatera Barat 127 /Ed/Gsb-2023 tanggal 28 Juli 2023 Tentang Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) Di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat. Dalam surat edaran tersebut disebutkan bahwa terhitung mulai tanggal 1 September 2023 semua perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat telah menggunakan aplikasi Srikandi dan tidak lagi membuat dan menerima surat secara tertulis menggunakan kertas, hal ini sesuai dengan salah satu tujuan digitalisasi yaitu paperless yang nantinya akan berdampak pada penghematan penggunaan kertas dan alat tulis kantor. Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Barat sebagai salah satu Dinas terbesar tentu turut berbenah dan segera menggunakan aplikasi ini. Pelatihan penggunaan Srikandi dilakukan pada bulan Oktober 2023 dengan mengundang Kepala tata usaha dan konseptor pada Cabang Dinas Pendidikan untuk meneruskan penerapan dan penggunaan aplikasi Srikandi ini kepada satuan pendidikan di wilayah kewenangan masing-masing. Saat ini Dinas Pendidikan mempunyai 8 Cabang Dinas Pendidikan yang mengelola SMA, SMK dan SLB di wilayah kewenangan masing-masing, hingga saat ini tercatat 742 sekolah negeri maupun swasta yang berada dalam kewenangan Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Barat. Dengan jumlah ASN lebih kurang 12.000 orang. Dengan kuantitas sekolah dan ASN yang dikelola tentunya berbanding lurus dengan kuantitas dokumen yang dibuat dan diarsipkan, sehingga sangat diharapkan adanya perubahan besar dengan diterapkannya aplikasi ini. Di lingkungan internal kantor Dinas Pendidikan sendiri, penggunaan Srikandi sudah dilaksanakan secara optimal, saat ini semua ASN di lingkungan kantor Dinas Pendidikan sudah didaftarkan sebagai user Srikandi sehingga semua ASN bisa membuat naskah surat di aplikasi tersebut. Surat kedinasan sudah dibuat dan diarsipkan dalam Aplikasi Srikandi, dampaknya sangat terasa dengan memangkas waktu penerbitan dan pengiriman surat serta penghematan pemakaian kertas. Sebagai perbandingan, pada pembuatan surat secara manual, satu naskah harus dicetak dua rangkap untuk arsip dan naskah yang akan dikirim, sedangkan dengan aplikasi Srikandi, pembuatan naskah surat langsung dari aplikasi dan bisa diperiksa pejabat berwenang tanpa harus dicetak. Sementara dari segi waktu, dalam proses pembuatan surat manual, dibutuhkan waktu yang relatif lama untuk pemeriksaan naskah surat yang dibuat, karena jika pejabat yang berwenang tidak ditempat, maka surat tersebut tidak bisa diproses sampai yang bersangkutan kembali ke kantor, namun dengan aplikasi Srikandi, pejabat berwenang bisa mengakses dan menyetujui dan menandatangani naskah surat secara digital melalui aplikasi Srikandi di Ponsel masing-masing, penomoran surat dilakukan secara otomatis , kemudian langsung dikirim ke Instansi yang dituju secara realtime, tentu hal ini sangat menghemat waktu dan mempercepat proses korespondensi. Surat -surat tersebut tersimpan secara digital sehingga mudah diakses jika diperlukan pengklasifikasian dan penelusuran. Saat ini Dinas Pendidikan sedang mempersiapkan pengoptimalan pemakaian Aplikasi Srikandi di semua SMA, SMK dan SLB negeri dan swasta se-Sumatera Barat. Langkah persiapan dan koordinasi sudah dilaksanakan dengan berkoordinasi dengan Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Sumatera Barat untuk penerbitan Tanda tangan elektronik untuk semua kepala satuan pendidikan dan berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan terkait pembuatan akun user Srikandi. Ke depannya akan dilaksanakan sosialisasi dan bimbingan teknis untuk seluruh satuan pendidikan agar pemakaian Srikandi dapat diterapkan secara optimal.

Memangkas Birokrasi dengan Aplikasi SRIKANDI Read More »

SRIKANDI, Menuju Paperless Office System

Oleh: Nurhemida Sumbarinfo.com,- SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) merupakan aplikasi pengelolaan arsip dinamis berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Instrumen ini merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB), Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penggunaan SRIKANDI di kantor – kantor pemerintahan akan dapat memberikan manfaat, seperti penghematan belanja TIK, penghematan ATK dan ekspedisi, proses kerja lebih cepat, dan pemanfaatan arsip yang lebih siap dan transparan. SRIKANDI diharap akan bisa menciptakan birokrasi yang efektif dan efisien, dengan sumber informasi yang lebih masif. Juga, ketersediaan arsip akan lebih terjamin. Melalui SRIKANDI, proses pembuatan hingga keluarnya arsip akan lebih mudah. Pertama, pembuatan naskah dapat dilakukan pegawai konseptor untuk selanjutnya dikirim kepada pejabat berwenang. Proses pengiriman dan penerimaan naskah arsip secara elektronik tidak hanya dapat dilakukan interen pada suatu kantor, tetapi juga dapat antar instansi. Selanjutnya, setelah naskah selesai dikonsep dan dikirimkan, pejabat berwenang, melalui akun mereka, dapat menerima draft naskah untuk direview dan diverifikasi, ataupun langsung ditandatangani secara elektronik. Terakhir, setelah proses masuk dan keluarnya naskah, dilanjutkan dengan proses klasifikasi yang sesuai dengan ketentuan berlaku. Juga, untuk arsip yang sudah tidak dipakai kembali, proses pemusnahan dapat dilakukan lebih mudah dan ramah lingkungan. Sosialisasi aplikasi ini telah dilaksanakan seperti melalui Direktorat Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Di daerah – daerah dilakukan kegiatan sosialisasi melalui beberapa orang perwakilan masing – masing kantor, untuk menjadi inisiator penggunaan SRIKANDI. Walakin, sepertinya aplikasi ini belum begitu dapat digunakan secara masif, efisien dan efektif di kantor – kantor pemerintahan, seperti di provinsi Sumatera Barat. Beberapa kendala dilaporkan oleh beberapa pegawai administrasi dan pengelola kearsipan, yang telah mengikuti kegiatan sosialisasi. Mereka bercerita bahwa belum semua unsur pimpinan merasa nyaman untuk menggunakan aplikasi ini. Ketidaknyamanan ini dapat dimaklumi karena adanya keterbatasan sarana prasarana. Ketika unsur pimpinan diminta untuk membaca dan melakukan verifikasi terhadap naskah yang telah dikirimkan, beliau – beliau kadang merasa tidak nyaman untuk melakukan hal tersebut melalui handphone, terutama ketika mereka sedang tidak berada di kantor atau melakukan dinas luar. “Seharusnya dengan penggunaan aplikasi ini, pekerjaan bisa lebih efisien dan efektif karena pimpinan bisa melakukan verifikasi, persetujuan/penolakan dan penandatanganan naskah setiap waktu, dimana saja. Tidak akan ada lagi kejadian – kejadian surat yang terlambat. Kadang, ada surat – surat yang harus ditandatangani sesegera mungkin, namun terkendala dengan keberadaan pimpinan yang sedang dinas luar” ujar seorang pegawai sebuah instansi. Selain untuk birokrasi yang lebih efisien dan efektif, SRIKANDI sejatinya dapat memberikan manfaat yang lebih luas, terutama terkait isu penyelamatan lingkungan. Seperti telah kita maklumi, kertas asli yang terbuat dari pohon masih dianggap penting dan banyak digunakan oleh banyak bisnis dan sistem pemerintahan secara global. Namun, tentu hal ini perlu segera ditinjau ulang karena proses produksi kertas yang menimbulkan dampak lingkungan. Arif (2020) melaporkan bahwa sebuah kantor pemerintahan dapat menghabiskan sekitar 500 rim kertas setahun. Dan, setiap 15 rim kertas ukuran A4 akan menyebabkan ditebangnya 1 pohon (P-WEC, –). Maka, dapat dimaklumi jika hal ini bisa juga menjadi salah satu penyumbang kerusakan hutan di Indonesia, yang dilaporkan parah, berada sebagai nomor 2 terburuk di dunia (Antaranews, 2015). Barnard (2019) mengkategorikan perkantoran di Indonesia sebagai kantor manual dan transisi, tetapi belum digital. Sebagai kantor manual, pegawai masih menggunakan perangkat manual seperti mesin ketik dan mesin stensil. Hampir seluruh produk dokumen yang dihasilkan adalah berupa lembaran kertas, dan selanjutnya disebut sebagai arsip, disimpan dalam lemari arsip. Sebaliknya, untuk kantor digital, perangkat penunjang kantor telah menggunakan sepenuhnya perangkat teknologi informasi dan komunikasi seperti komputer, scanner, printer 3D, dan mesin fotocopy. Hampir seluruh produk berupa dokumen yang dihasilkan direkam dalam bentuk data digital, disimpan dalam media simpan seperti hard disk, compact disk, flash disk, atau juga cloud. Penyimpanan arsipnya tidak memerlukan tempat yang besar karena hanya sedikit dokumen yang berbentuk lembaran kertas. Sebagian besar tersimpan dalam bentuk soft copy, data digital. Kantor seperti ini lah yang dikelompokkan sebagai paperless office. Sebagian besar kantor di Indonesia sekarang dapat dikategorikan sebagai kantor transisi. Artinya, dari produknya, dikategorikan sebagai kantor manual karena dokumen yang dihasilkan sebagian besar masih dalam bentuk cetakan pada lembaran kertas. Namun, untuk perangkat kantornya telah menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi yang modern, seperti perangkat komputer stand-alone maupun yang telah terhubung dengan jaringan intranet (LAN) maupun internet (WAN). Juga, perangkat komputer ini telah disertai dengan perangkat printer. Maka, posisi perkantoran di Indonesia berada pada posisi transisi, belum kantor digital yang sepenuhnya menganut prinsip paperless office system. Barnard (2019) melaporkan kebijakan paperless untuk pelaporan pajak di Direktorat Jenderal Pajak pada 2018. Dengan kebijakan efiling, 32.852,4 rim kertas telah dapat dihemat. Selain itu, tidak perlu pula tempat dan ruang penyimpanan arsip karena data wajib pajak sudah tersedia di dalam komputer. Kantor – kantor pemerintahan seyogyanya dapat menjadi agen perubahan seperti yang telah dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Dan, hal ini sangat mungkin dapat dilakukan dengan penggunaan aplikasi SRIKANDI. Untuk tahap awal, kendala tidak nyamannya pemegan wewenang untuk membaca dan memverifikasi melalui handphone mungkin dapat diatasi dengan pengadaan tablet untuk unsur pimpinan, biaya pengadaan dapat dialihkan dari dana pengadaan ATK. Jikapun, misalnya, kantor – kantor masih memerlukan mencetak produk dokumen akhir berupa lembaran kertas, setidaknya melalui SRIKANDI proses dari pembuatan draft awal, verifikasi sampai disepakatinya draft akhir bisa dilakukan secara paperless. Dengan demikian, semoga, sesuai namanya, SRIKANDI akan menjadi simbol pekerjaan kearsipan yang penuh ketelitian dan kelembutan, tanpa perlu menebang pohon – pohon di hutan manapun. Semoga … (Padang, 20 Maret 2024). Referensi Arif, Zauhar (2020). Kertas. https://dlh.banjarmasinkota.go.id/2020/01/kertas.html Barnad, Barnad (2019). Paperless Office sebuah Kebutuhan Kantor Masa Depan di Indonesia. DOI:10.24123/jbt.v3i01.1986 http://www.antaranews.com/berita/495645/kerusakan-hutan-indonesia-nomor-dua-di-dunia Petungsewu Wildlife Education Center (PWE-C). Hemat Kertas itu Berarti Hemat Biaya dan Peduli Hutan. https://www.p-wec.org/id/go-green/hemat-kertas-itu-berarti-hemat-biaya-dan-peduli-hutan